Bryan Exhaust Service Inc.
为食品业者自动化一项辛苦却至关重要的服务。
所属行业
清洁服务
解决方案
借助 Claris FileMaker 构建的应用程序实现业务自动化，优化现场技术人员与办公室之间的协作流程。
带来的好处
简化并组织日常工作，使员工和日常流程更高效，从而提升收入。
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像许多经营多年的公司一样，Bryan Exhaust 曾依赖大量 Excel 表格和纸质文件来记录预约、合同和工单。如今，他们通过 Claris FileMaker 自定义开发的商业应用程序，将这些手工流程数字化，实现无纸化办公，大幅简化了业务流程。
告别过时的纸质流程。
Bryan Exhaust 为厨房排烟系统清洁公司提供运营管理服务，这些公司承担清理和清洗食品设施排气系统的工作，以符合防火安全规定、预防油脂火灾。自 1978 年 Ed Bryan 在加州伯班克创办公司以来，该家族企业几十年来一直使用传统的纸质流程。现在，公司已由他的儿子 Matt Bryan、儿媳 Lisa Bryan 和侄子 Brendan Bryan 共同运营。
几年前，Bryan Exhaust 的管理团队决定开发定制应用程序，将多个系统的工作流程整合在一起。他们使用两个应用程序：一个是为现场技术人员设计的移动应用，用于接收工作任务、汇报问题、上传照片并获取批准；另一个是桌面端应用程序，用于追踪发票和工作任务。
“以前我们调度部门每天要打印一大堆工单，打印机从早到晚都在运作。”客户经理 Marilyn Wellner 说。
移动应用连接现场人员与办公室。
“Claris FileMaker 解决了我们过去多个系统之间数据重复录入的问题。”负责管理公司系统的 Lisa 表示，“我们想要摆脱行政事务的重复劳动，把精力放在客户服务上。FileMaker 真正帮助我们实现了流程优化，太棒了！”
在使用 FileMaker 之前，公司没有一个统一的数据库，员工各自为政，记录方式不一，常出现错误并浪费时间。最初开发应用的目标就是整合一体化系统，统一管理现场工作，并建立起办公室与移动技术员之间的高效沟通。
管理团队尤其喜欢他们的移动应用。
“这个移动应用能让现场技术员无需到公司、传真或发邮件就能收到工单。”Lisa 解释道，“现场可以直接完成审批并立即通过邮件将文件发送给客户。”
Brendan 激动地说：“我们的（移动）应用完全改变了技术员的工作方式！工单一到，联系人信息、导航路线、工作详情——所有信息都集中在一个界面中。”
数字化流程让餐厅运营更顺畅。
Bryan Exhaust 还借助这款移动应用，将客户纳入定期保养日程，减少突发事故，例如油脂火灾或餐厅高峰时段风扇皮带断裂等问题。但如果真的有零件意外损坏，技术员可通过移动应用查询库存，从 Bryan Exhaust 办公室取件并直接前往餐厅安装，省去了找零件的时间，大幅提升了维修效率。
软件投资带来可观回报。
Brendan 喜欢为客户提供详尽的维护记录，让客户能专注于自身业务而无需烦恼文书工作。“我们是从服务公司的角度出发来设计这款软件的。它将每个客户的详细数据集中存放并便于调用。”他说。
客户数据的集中也让公司收入增长了不少。过去使用纸质记录时，员工常常忘了定期调价，老客户多年不变的收费十分常见。现在，公司启用了自动续约合同，并已将通胀因素考虑在内。“这对我们公司来说是一次巨大胜利。”Matt 表示。
