一名员工开始推动纸质文件电子化，逐步扩展为全公司的工序管理系统，对经常利润率的提升做出重大贡献
1998 年，一名员工开始使用 FileMaker
大东印刷工业株式会社的总部、第一工厂和第二工厂共三座建筑，位于距离东京晴空塔步行几分钟的位置。公司主要承接宣传册、POP 展示物等促销印刷品以及手册、操作指南等业务用印刷品的制作，近年来也开始接手从客户企业的营销策划阶段就参与的项目。
大东印刷工业开始使用 FileMaker 是在 1998 年，当时是一名员工自发地、为了自己的工作需求而开始使用的。从那时起，经过大约 20 年的时间，这个基于 FileMaker 开发的定制 App 逐渐在全公司范围内推广，成为提升公司利润率、改变员工意识与工作方式的重要工具。
大东印刷工业株式会社 办公大楼
最初从营业文件的电子化开始
最早开始使用 FileMaker 的“那位员工”，就是现任第一营业部业务课课长的中岛章裕先生。中岛先生于 1997 年加入公司，1998 年左右开始正式从事销售业务。很快，他就被手写文件的数量所困扰。每天的配送单据多达数百张，不仅耗费大量精力，还常有修改和书写错误的问题。大量文件堆积后也难以检索。更严重的是，大量时间被花在填写文件上，导致无法专注于本职工作——销售业务。
因此，他决定使用学生时代接触过的 FileMaker，自行制作配送单、报价单、规格书等文档。
尽管这意味着只有中岛先生一个人改变了传统的工作方式，但他向上司说明“这样可以提高工作效率”，于是获得了批准。结果，他的工作效率立刻得到了显著提升。这一成效迅速影响到周围同事，到第二年（1999 年），当时约 15 位销售人员全部开始使用 FileMaker。
大东印刷工业株式会社 第一营业部 业务课 课长 中岛章裕
开始将 FileMaker 用于工序管理
在大东印刷工业，从制作到交付的整个流程，都是由接下该项目的销售人员进行进度和收支的协调与管理。为此，中岛先生将外部支付的成本建立数据库并与项目关联，并从 2000 年左右开始，将制作和印刷等内部部门原本用纸质记录的工作日报也数据库化，进而实现工序管理。他不断拓展 FileMaker 定制 App 的使用范围。
从那时起，所有员工根据每个项目，使用定制 App 记录与自己负责业务相关的信息，例如收支、计划、进度、所需时间等。销售、设计、制作等部门的员工使用自己办公桌上的电脑运行 FileMaker。在制版和印刷车间，也在机器旁等位置设置了电脑，方便随时使用。切纸机旁甚至安装了可戴着手套操作的触控屏，方便操作。
在生产现场使用的 FileMaker 定制 App
基本上，员工一边查看与自己工序相关的画面，一边进行作业并输入所需时间等数据。而且，所有信息都是公开的，因此员工也可以查看其他部门或其他工序的状况并进行协调。
此外，每天早上，各部门的负责人会聚集在一起，通过投影仪将定制 App 的画面投影出来，一起确认和讨论当天的工作安排。通过信息共享，不仅可以避免流程中的遗漏或不合理安排，也能灵活应对突发的变更。
通过投影仪显示定制 App 的画面
FileMaker 能以最小的投入带来确实的效果
负责公司内部系统开发工作的中岛先生这样解释他坚持使用 FileMaker 近 20 年的理由：“我的本职工作是销售。使用 FileMaker，可以在销售工作间隙开发定制 App，而且修改也很方便。我认为，哪怕是最小的投入，也能获得实实在在的成效。同时，它在运行过程中也几乎没有问题，这对我来说是很大的帮助。”
中岛先生从大学时期就自学使用 FileMaker，并通过参加 FBA（FileMaker Business Alliance）和 FileMaker 官方的培训课程，以及参与用户社区交流，不断提升技能。谈及 FileMaker 的易用性，他表示：“布局的灵活性和关系模型是 FileMaker 的一大优势。定制函数也非常方便。数据的网络共享简单易行，运行速度也没有任何不满。FileMaker Server 稳定性极高，我非常信赖它。到目前为止，只要有想做的事，基本都能用 FileMaker 实现，从未遇到难以解决的问题。”
从工序管理迈向单品利润管理
最初为了提升销售业务效率而启动的 FileMaker 电子化工作，在 2000 年前后扩展至工序管理，并进一步实现了流程的“可视化”。到 2003 年，公司开始利用 FileMaker 推出以项目为单位的利润管理——即“单品利润管理”。
例如，纸张加工等委外费用一目了然，但公司内部的成本却不易量化，也未受到重视。举例来说，如果销售人员安排了过于紧凑的日程，导致制作部门必须加班或在休息日工作，实际上会产生加班费等额外支出，但这些成本往往未被计算在内。如果忽视公司内部成本，表面上看某个项目的利润似乎不错，但如果加上内部成本，整体利润可能是亏损的。
因此，公司高层为每项工作设定了如“设计每小时多少钱”这样的工时单价，并将这些单价与定制 App 中日报记录的实际工时相乘，计算出公司内部成本。然后，从报价金额（即销售额）中扣除对外支付的费用和公司内部成本，得出该项目的毛利润，并让销售人员对每个项目的毛利润负责。
这一“单品利润管理”带来了巨大的效果，引发了公司内部一系列变革。
根据工时计算公司内部成本
销售人员的意识改变，工作方式也随之转变
当销售人员开始思考如何提升每一个项目的利润率时，便逐渐意识到许多以前未曾注意的细节，并产生了各种改进的想法。
首先，他们开始关注生产流程，制定更加合理的时间安排，并在流程和工序安排上进行优化和改进。
此外，销售人员不再依赖直觉或临时决定，而是基于定制 App 中积累的数据，提出更具竞争力和说服力的报价。由于利润率直接关系到个人的工作评价，他们不会再轻易给出在金额或时间上不合理的报价。通过识别并减少低利润率的工作与高浪费的流程，同时不断改进，公司的内部成本持续得以降低。
为了确保报价的合理性和更高的利润率，销售人员与制作和印刷部门之间的沟通也变得更加紧密，共同致力于业务的最优化。这种合作非常有效。举例来说，在制作小型宣传册时，通常会在大张纸上排列多个宣传册页面一起印刷，然后进行裁切，最后成品达到所需尺寸。宣传册的设计和排版方式会影响裁切的次数。若要制定合理的报价，就必须提前沟通设计如何影响裁切次数和所需时间；而制作部门则会思考如何在最短时间内、以最少错误和最低成本完成工作。
FileMaker 的定制 App 不仅改变了流程，也转变了员工的意识。
成本意识渗透到制作部门
就像这样，制作部门也开始明确地意识到时间与成本，并致力于提升业务效率。根据过往的数据，可以预估当天的作业时间，并以参考值的形式显示在定制 App 中，因此员工会思考如何减少时间浪费。此外，如果从数据中看出某项技能的不足成为瓶颈，就会安排该技能的培训。
公司还推行了“多能工”的培养。如果预计某个工序会有两小时的空闲时间，那么该工序的操作员就要能在这段时间里执行其他工作，因此平时便会进行相关技能的培养。通过这种方式提升了人力与设备的稼动率，从而降低成本。
由于各种数据在公司内部被共享，并且“提升公司利润”的问题意识得到了统一，不仅是销售人员，全体员工在工作中都开始关注成本。
可以确认人力稼动率与设备稼动率的定制 App。
对经常利润率的提升贡献巨大，促使公司迈出设备投资的步伐
1998 年引入 FileMaker 后，公司在提升销售业务效率与实现纸质文件电子化方面取得了进展，但公司的经常利润率一度呈下降趋势。然而，2003 年一旦开始实行“单品利润管理”，经常利润率便显著回升。通过 FileMaker 实现的可视化，不只是销售，全体员工都拥有了成本意识，在各自岗位上不断改进与提升技能，从而取得了这一成果。
虽然 2008 年因雷曼危机（金融风暴）导致经常利润率短暂下滑，但很快止跌回稳。即便在 2011 年遭遇东日本大地震等严峻外部环境的影响，大东印刷工业的经常利润率仍持续上升，并于 2016 年实现了第二工厂竣工的重大投资。同时，公司也基于“将外包加工改为自有设备内部生产可降低成本”的理念购入了新设备。这一决策正是因为通过定制 App 所积累的数据实现了利润率的“可视化”，才得以做出。
由于这项投资，该工序的利润率得到提升，并且通过内制化，公司也能向客户提供更具附加价值的产品。
借助数据支撑，实现了设备投资。
员工的工作方式也发生了积极变化
改善的不仅仅是利润率。前文提到，为了降低公司内部成本，不再安排不合理的工作进度，这自然也大幅减少了员工因加班而产生的负担。
前面也提到，通过准确记录和分析作业时间，得以有效利用“多能工”。这不仅意味着“这个人不在，工作就停摆”的情况减少了，还意味着其他人也能进行补位。因此，有薪假期的使用率也得到了提升。
此外，如果销售人员因突发状况无法出勤，也可以从公司外部通过 VPN 访问定制 App，查看和调整当天的计划，或委托其他人进行进度管理。被委托的一方由于所有信息都整合在公司网络中共享的定制 App 中，也能够顺畅地进行交接。
未来希望提升数据精度，扩大应用范围
谈到今后对 FileMaker 的活用， 中岛先生表示：
“目前公司正积极推行多能工，跨部门工作的情况日益增多。我们打算将目前不同部门使用的日报整合为统一格式，以进一步提高‘单品利润管理’的准确度。同时，我们也会定期检查输入的准确性和使用方式，不断改良定制 App。只要持续改善，利润率还有提升空间。未来也希望将 FileMaker 应用于人事考核系统。”
大东印刷工业株式会社
在近 20 年的时间里，大东印刷工业通过 FileMaker 持续推动业务高效化、构建高利润率的经营体系、规划和制造高附加值的印刷品，推动各工序的信息公开与共享，形成了持续改善整体业务的企业文化，也逐步打造出让员工更易于工作的环境。今后，FileMaker 的定制 App 将持续完善，业务与工作方式的改善也将持续实现。
公司信息
- 公司名称：大东印刷工业株式会社
- 总部地址：东京都墨田区向岛3丁目35番地9号
- 行业类型：商业印刷品的策划与制造
概要
大东印刷工业株式会社从 1998 年起开始使用 FileMaker，用于将销售相关文件电子化。最初是由一名销售员工开始使用，随后推广至所有销售人员，最终扩展至全公司，并用于工程管理。通过准确详尽的记录，实现了工序与成本的“可视化”，降低了内部成本。经常利润率大幅上升，即使经历了雷曼危机等严峻外部因素，2016 年依然实现了新工厂竣工的重大设备投资。公司员工的成本意识逐渐建立，加班减少等积极影响也逐步显现。
优势
- 不仅提升了销售事务的效率，还将其发展为工程管理系统，显著改善了盈利结构。
- 全体员工通过信息共享来改善业务，建立了统一的认知和成本意识。
- 加班时间减少、有薪假期取得率上升，构建了更宜人的工作环境。
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