通过信息化实现了业务流程优化与大幅度成本削减的株式会社大彦。本文将介绍他们在导入IT前的困境、引入IT的过程、业务改善的内容以及未来展望。
【受访人员】
- 株式会社大彦
- 山上 智之（代表取缔役社长）
- 花木 和代（总部事务员）
- 株式会社寿商会
- 若林 孝（代表取缔役社长）
- 锻治 雅彦（系统工程师）
供应商与各门店间的联络压力，成了业务负担
株式会社大彦创立于1786年，是一家专门批发销售干货、鱼卵和各类珍味食品的老牌食品批发企业，主要在东海地区开展业务，在高岛屋、三越、名铁百货等设有6家门店，提供高品质的时令商品，深受各年龄层顾客喜爱。
由于干货、珍味等海产品的采购种类丰富、来源地多变，甚至同一商品每天的产地也可能不同，因此商品的订购需按商品和产地精细区分。而过去与供应商及各门店之间的沟通手段仅限于传真与电话，几乎全部由总部事务员花木女士以手工方式处理。
“过去从门店向供应商下订单、向总部汇报销售数据、进行库存管理，全部依靠传真和电话。厂商发来的商品信息也要用纸张接收，再手动输入到老旧的专用系统中进行管理。总部对门店和厂商的订购也靠传真，工作时间极长。” —— 花木女士
早上几乎都被订购和库存管理的工作填满。所有数据都要手动输入，难以及时掌握当日的销售与库存情况。此外，纸质流程还带来了更多问题：
“有时我们甚至不知道传真是否顺利送达供应商，导致商品未能如期到货。” —— 花木女士
在这种背景下，2016年，山上先生就任公司代表取缔役社长，着手推进业务改善。
“我上任社长后实地查看了工作现场，发现订购和确认工作几乎全部由花木一人负责，负担实在太重了。而且用纸量也非常惊人，于是我认为必须导入IT系统。” —— 山上先生
借助 FileMaker 实现 DX，推动数字化转型
山上先生向自己经营的另一家水产加工企业的合作伙伴——在帮助众多中小企业成功实现数字化转型（DX）方面有丰富经验的株式会社寿商会的若林社长咨询，最终决定采用在中小企业中颇具实绩的 FileMaker 作为解决方案。回忆起当时的情景，若林社长说道：
“如果能在各门店配备 iPad 实现 DX，当日的销售额就能即时传送，盘点与库存管理也能大幅节省时间。我认为花木女士过去负责的工作，通过 iPad 与 FileMaker 的配合，将能带来极大改善。此外，过去长期使用的销售管理核心系统也可以用其他软件包替代，与 FileMaker 实现更好的整合，甚至能显著降低维护费用。我确信，只需稍加调整，就能带来巨大成效。” —— 若林先生
结合 PCA 云与 FileMaker Cloud，实现业务自动化并大幅削减维护成本
寿商会的工程师锻治先生亲临现场，仅用两个月就快速完成了 FileMaker 平台的导入开发。原有的老旧系统很快被淘汰，销售、采购与库存管理改用 PCA 商魂 DX / 商管 DX 云端版。
如果将所有功能都构建在 FileMaker 上，一旦未来会计制度变更，会导致额外成本，对于没有IT专员的公司来说并不现实。因此，在会计系统方面采用了 PCA 的云服务。PCA 云端服务可仅需数万元就开始使用销售、采购与库存管理功能。通过与 FileMaker 端的 iPad 应用联动，还能彻底摆脱传真。
百货店门店配备了 iPad，店员可通过 iPad 直接向总部的 FileMaker Cloud 提交订单。当厂家送货后，会收到采购单据，通过 FileMaker 进行对账。这些数据存储在 FileMaker Cloud 上，并通过 Web API 传输给 PCA 云端系统。
每月末的库存盘点，也是从 FileMaker Cloud 调出月末库存数据，用 iPad 核对和录入后，总部操作将数据同步到 PCA 商管 DX 云端。
实现在线订购与实时数据，节省人力成本、提高决策效率
通过以 FileMaker 为核心、结合 iPad 的操作方式，订购流程实现了在线传输。过去门店的库存与销售数据需要手工汇总，现在实现了实时数据统计。这不仅大幅减少了门店与总部的事务工作，也使销售、采购、库存等数据能实时反映，便于下一步的经营判断，提高决策效率。
原有的核心系统被更新并与 FileMaker 实现联动后，系统维护成本也降至原来的 约1/4。同时由于作业效率提高，门店每天节省约 0.5小时，总部每天节省约 3小时，换算成费用，每年约节省成本 280万日元。
精简功能、放大文字的简洁 UI
「因为还要配合供应商的工作方式，FAX 还没有完全废除，但在各门店进行商品管理、库存管理的部分，现在都可以直接用 iPad 输入，因此只需要做确认的工作，轻松了很多。而且能一目了然地看到每件商品在什么时候到货，现场的反应也很好。过去那些繁杂的手工流程大约减少了一半。」（花木先生）
花木先生表示，节省下来的时间可以投入到原本顾不上处理的业务中。
「关于中元节、岁暮节等礼品商品，以前因为太忙，只能看表面上的销售数字。没办法确认更细致的明细，所以一些细节上的误差就一直存在。现在能够腾出时间做详细的确认和分析，避免了损耗，还能提升业务效率并分析消费者趋势。」
FileMaker 实现的 DX，无需操作手册
作为开发者的锻冶先生非常注重用户界面（UI）。以百货公司店员的角度出发，尽可能简化的界面设计，让系统在导入初期几乎没有负担。
「系统交付后，客户通常会有关于操作方法的咨询，但大彦公司的情况几乎没有。我们在 UI 设计上，比如放大字体，确保年长员工也能看清楚，并且只搭载真正必要的功能，这些设计理念得到了很好的应用。这也得益于山上社长和花木先生的积极协调，让使用方法能顺利推广开来。」（锻冶先生）
山上社长也表示，系统在员工中的导入比预期还要顺利。
「销售人员中有些是年过 60 岁、过去对 IT 完全不熟悉的员工，但开发时充分考虑到这一点，让系统尽量通过最少的操作完成任务，并且反映了实际使用者的反馈，因此虽然一开始他们对能否使用还有些不安，现在所有员工都能熟练使用 iPad 了。」
借助 IT 的力量，持续推动更好的业务改善
「我们正在考虑开设新门店，到时也希望像这次一样引入无纸化和自动化的业务流程，让员工能更高效地开展工作。在业务扩展时，不是简单地因为业务量增加就招聘更多人，而是思考能否通过系统代替、有没有更好的方式。这种思维方式我们也会持续更新。我相信，通过这些改进，我们提供的应季海产、新鲜高品质的商品能以更亲民的价格让更多人享用。」山上社长坚定地说道。
株式会社大彦 山上社长 × 株式会社寿商会 若林社长
（编辑后记）
株式会社大彦过去主要通过 FAX、电话与各门店及供应商进行联络，长期使用老旧的系统，几乎无法灵活应变。但在新社长上任后，情况因引入 IT 系统而彻底改变。现在，他们通过 iPad 实现了成本削减。其实，日本全国还有很多中小企业也面临着类似的状况。
本次开发由株式会社寿商会负责，他们原本是总部位于金泽的老牌办公设备批发商。在社长若林的带领下，逐渐积累了 IT 领域的开发经验，如今的客户中也包括日本航空、大阪地铁（Osaka Metro）等不输大企业的大客户。与此同时，他们也在积极帮助和自己过去类似的传统企业实现 DX 化。
本次寿商会收取的开发费用，不到大彦公司过去引进的老旧系统费用约 3,000 万日元的六分之一。若林社长表示，想要以符合企业发展阶段的合理 IT 投资提高业务效率，就应当善用 FileMaker 平台，从小做起，逐步成长，这番话给人留下了深刻印象。
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