日本岩手的人气旅馆实现了数字化转型。由经理亲自推动敏捷开发的系统支持了业务效率提升与服务优化。
这家名为「山人-yamado-」的温泉度假旅馆，提供只有在此才能享受到的景观与美食。通过敏捷开发方式引入并自定义系统，实现了业务效率的显著提升。我们采访了经理佐佐木先生，请他讲述这背后的经历、目前的运作情况，以及未来的发展展望。
面对复杂的住宿信息管理，开发了定制系统
我出生并成长于岩手县西和贺町的豪雪地区，目前担任温泉度假旅馆「山人-yamado-」的经理。旅馆于 2009 年开业，以天然源泉不断流的温泉、四季变换的美丽自然景观，以及使用当地特产制作的料理，吸引了大量游客。
通过限制房间数量，「山人」专注于提供高品质服务。
住宿业从顾客预约、用餐、支付到入住和退房，各个环节相互关联，且时时变化，实际上是业务量与复杂度都极高的行业。
我刚加入公司时，旅馆的业务处理非常繁琐而且完全依赖手工。当时使用的是市售管理系统，但由于这些系统是为不熟悉 IT 的旅馆所设计，反而显得难以使用。它们不仅不能与外部服务联动，用户界面也缺乏设计感，操作性差，导致系统的性能限制了服务的质量。我一度尝试寻找替代品，但市场上并没有理想的解决方案，最终决定干脆自己来开发。
当时旅馆前台使用的是 MacBook，而酒店系统仅支持 Windows，因此我们不得不在 Mac 上安装 Windows 勉强运行。预见到未来将会使用多台平板设备，我开始寻找能够原生支持 Mac 且同时兼容 Windows 的现代化系统，这时遇见了 FileMaker。尽管也比较了其他系统，但最终决定采用 FileMaker，主要是因为它的用户界面易于操作。
白天要处理旅馆的日常事务，我只能利用下班后和假期时间默默开发。虽然是一个人开发，花了 2 到 3 年才完成系统并投入使用，但总算成功上线运行了。
开发动力源自员工和顾客的笑容
经过努力开发，目前系统已广泛用于核心业务，如房间预约、空房和价格管理、入住和退房、用餐信息、结算管理、设施管理，甚至包括员工名册和招聘管理等内部业务。同时还与「LINE WORKS」联动，可即时共享客户信息并用于采购等方面，作为沟通工具也非常实用。
FileMaker 支持敏捷开发，因此能在实际运营中不断调整优化。为了避免系统变化太大造成员工混乱，我特意将新系统的外观设计得与旧系统相似，逐步优化。这样不仅大幅减少了各项业务的操作工时，也把节省下来的时间用于提升客户接待质量。比如处理客户咨询时，我们可以立即查询必要信息，客户满意度明显提高。
手工作业减少，员工也更有时间从事创意性、附加价值更高的工作，因此大家都很开心。
易于使用且具备严谨结构的系统设计
旅馆提供给客人的馆内手册，会通过系统与其他服务联动，自动打印当天的日出、日落时间，还能输出每位客人不同的预约泡汤时间、用餐时间、退房时间等个性化内容。这个点子原本就来自员工。以前员工每天亲自查找并手写，现在通过系统自动输出，保持服务不变的同时减少了工时。
此外，对于某些常客，其客户信息与接待记录非常庞大，如果用电脑或平板来查看，反而不易整理。因此我们开发了一个按钮功能，可以一键将客户主档信息与所有历史入住记录汇整成一本册子。
我们并不是盲目推进无纸化，而是积极利用纸质输出来整理有助于提高业务质量的信息。
数字化的馆内导览图支持多种语言，还能点击画面切换四季的插图
所谓「Master Book」的客户台账，可一键输出各类客户信息，有助于接待常客
尽管如今系统化成果已显而易见，我也终于松了一口气，但实话说独自开发真的很不容易。我之所以能坚持下来，是因为看见公司内外的人因此受益。
在进入旅馆行业前，我曾从事其他行业。过去我追求的更多是实现自己的理想和想做的事。回头看，或许那时的我忽略了「自己做的事情是否真正有意义、是否被社会需要」这一点。
现在，我能切身感受到自己的每一个行为都在为某人带来帮助。不论是简单的打扫，还是优化系统减少人工操作，看到周围的人因此感到开心，是我最大的动力和满足。我今后也希望继续为这些人努力。
我之所以想登上 Claris Engage 的舞台，是因为希望自己能对某些困扰中的人有所帮助。像我们一样在地方从事观光或住宿业的人，可能也在被难用的系统或复杂的信息管理所困扰。我希望通过分享我们的经验、遇到的困难，以及我们如何借助 FileMaker 进行改善，能为同行或预算有限的创业者提供一些参考与帮助。或许借由演讲的机会，也能推动某人迈出改变的一步，同时我自己也可能从中获得新的启发。
目标是进一步系统化与回馈地方社区
对于正考虑使用 FileMaker 或正在开发系统的人，我想说：请多依赖社区。FileMaker 的用户中有很多热心、愿意分享经验的人。我建议大家先自行研究一个小时，如果还是解决不了问题，不妨在网上社区提问。我自己在开发过程中也受到了很多帮助。我今后也希望能为 FileMaker 用户提供一些帮助。
未来我们还计划继续推进 FileMaker 的应用，比如开发一个将房间稼动率与员工排班、考勤管理联动的系统。由于房间预约情况时时变动，排班其实非常困难，但如果这个系统能实现，不仅我们的工作方式会改变，对工作的满足度也会提升。
连我们自身都还处于发展阶段，可见地方中小企业的生产力和创造力，其实还有大量空间可以通过几个简单的定制 App 来提升。如果没能把这些潜力挖掘出来，那实在是种浪费。「系统化」本身并不是目的，它只是解决问题的手段之一。通过业务效率提升，让员工不再被「为了工作而工作」的琐事缠住，而是能专注于实现企业愿景，就能让每位员工的个性与才华更加闪耀，打造一个更有活力的职场。
如果能实现人人都能充满活力地工作的环境，那么即使是人口不断减少、面临退化危机的偏远地区，也依然充满希望。
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